Podmínky účasti na veletrhu Bez překážek

POŘADATEL

TrioMedical s. r. o.

Zastoupena: Ing. Michaelem Bäumelem, jednatelem společnosti
Se sídlem: Milady Horákové 42/127, 160 00 Praha 6

Adresa pro doručování: Milady Horákové 42/127, 160 00 Praha 6
Email: info@triomedical.cz
IČ: 073 21 431, DIČ: CZ073 21 431

 

Část a) Všeobecné obchodní podmínky (dále „VOP“)

Tyto všeobecné obchodní podmínky upravují práva a povinnosti mezi společností Triomedical, s.r.o., (dále jen „Pořadatel“) a fyzickou či právnickou osobou (dále jen „Vystavovatel“) při poskytování níže uvedených služeb. Společné pojmenování pro Pořadatele a Vystavovatele je „Smluvní strany“ a jednotlivé též „Smluvní strana“.

I.    Úvodní ustanovení

 

  1. Tyto VOP podrobně upravují další vzájemná práva a povinnosti Smluvních stran.
  2. Smlouva mezi stranami byla uzavřena formou objednávkového formuláře na webových stránkách veletrhbezprekazek.cz, (dále jen „smlouva“ či „objednávka“) a vstupuje v platnost v den jejího uzavření a nabývá účinnosti dnem odeslání potvrzení objednávky Pořadatelem Vystavovateli.
  3. Vzniklý smluvní vztah mezi Pořadatelem a Vystavovatelem se řídí příslušnými ustanoveními zák. č. 89/2012 S., občanský zákoník (dále jen „OZ“).
  4. Jakékoli vedlejší úmluvy, sliby či doplnění uzavřené smlouvy musí mít vždy písemnou formu.
  5. Tyto VOP zůstávají účinné ve všech ostatních částech, i při případné neúčinnosti některého z ustanovení těchto VOP. Smluvní strany se tímto zavazují, že v takovém případě nahradí neúčinné ustanovení účinným ustanovením.
  6. Ustanovení uvedená ve smlouvě mají přednost před ustanoveními uvedenými v těchto VOP.
  7. Tyto VOP se použijí výhradně pro objednávky uzavřené prostřednictvím webových stránek Pořadatele, tak jak je uvedeno v bodě 2 tohoto článku. Odesláním objednávky na těchto webových stránkách dochází k přijetí nabídky Pořadatele Vystavovatelem.

II.   Čerpání poskytované služby

 

  1. Pořadatel pořádá veletrh Bez překážek (dále jen „veletrh“), který se uskuteční ve dnech 29.-30. 5. 2020 v prostorech PVA EXPO PRAHA, na adrese Beranových 667, Praha 9, 199 00.
  2. Vystavovatel si pronajme část výstavní plochy na veletrhu od Pořadatele, a zavazuje se za ni uhradit cenu uvedenou v objednávce.
  3. Pořadatel se zavazuje, že Vystavovateli pronajme část výstavní plochy dle domluveného rozsahu a za cenu uvedenou v objednávce.
  4. Vystavovatel uvede své požadavky na technické zajištění elektrické energie, internetu, vody a odpadu, tak jak je definováno v článku č.IV., do objednávkového formuláře.
  5. Vystavovatel se zavazuje, že na veletrhu bude vystavovat a prezentovat pouze výrobky a služby související s tématem veletrhu, a zavazuje se, že svou činností neporuší práva duševního vlastnictví, ani žádná jiná práva třetích osob.
  6. Smluvní strany se zavazují, že předmět smlouvy je obchodním tajemstvím ve smyslu § 504 ObčZ a informace jsou chráněny jako důvěrné ve smyslu § 1730 odst. 2 OZ. Smluvní strany se zavazují, že si poskytnout veškerou možnou součinnost při ochraně těchto důvěrných informací. To neplatí o veřejně dostupných informací týkající se obou smluvních stran.

III.    Výstavní plocha

 

  1. Pořadatel pronajímá krytou výstavní plochu v prostorech PVA EXPO PRAHA Vystavovateli za podmínek daných smlouvou a těmito VOP.
  2. Pokud si Vystavovatel sám nezajistí stánek nebo si jeho realizaci neobjedná u Pořadatele, bude mít k dispozici pouze neohraničenou objednanou výstavní plochu. Vystavovatel je povinen dodržovat rastr výstavní plochy, tzn. půdorysně nepřesahovat vyměřenou plochu, a to ani v případě vysunutých výškových dominant.
  3. Pořadatel si vyhrazuje právo na libovolné umístění výstavní plochy Vystavovatele v souladu s celkovým rozmístěním všech vystavujících.
  4. Vystavovatel obdrží plánek rozložení všech vystavovatelů nejpozději dva týdny před veletrhem.
  5. Vystavovatel je povinen dodržovat časový harmonogram příchodů a odchodů.
  6. Vystavovatel je povinen předat výstavní plochu zpět Pořadateli ve stejném stavu, ve kterém ji přebíral. O jejím předání a následném převzetí sepíše Pořadatel s Vystavovatelem předávací protokol, jež bude podepsán oběma smluvními stranami. Jakékoli zničení, poškození či nadměrné znečištění je Vystavovatel povinen uhradit dle skutečně vzniklých nákladů při odstraňování škod (znečištění).
  7. Vystavovatel je povinen předat Pořadateli výstavní plochu v původním stavu zpět, nejpozději do 23:00, dne 30. 5. 2020.

IV.    Technické zajištění

 

  1. Cena za přívod el. energie zahrnuje přívod na stánek 230 V, nebo 400 V, s možností jeho použití po dobu montáže a demontáže (maximální odběr 2 kW/230 V pro elektrické nářadí). Dále zahrnuje v průběhu veletrhu pronájem příslušného dílu halového rozvaděče, spotřebu el. energie a elektrorevizi. Vlastní přívod na stánek představuje instalaci 1 až 2 zásuvek – 230V.
  2. Vystavovatelem požadovaný příkon na stánek musí zahrnovat součet všech příkonů elektrospotřebičů v expozici, tj. osvětlení, vařič, kávovar, varná konvice, průtokový ohřívač vody, počítač, televizor a video, exponáty atd. Pro přesnější objednávku uvádíme následující příklady: osvětlení stánku 9 m2 cca 0,5 kW, kuchyňský komplet cca 3,5 kW, kávovar (překapávací) cca. 0,8 – 1,2 kW, rychlovarná konvice cca 2 kW, dvouplotýnkový vařič cca 2 kW. Tyto příkony jsou pouze orientační – vždy záleží na konkrétním připojeném spotřebiči.
  3. Za elektrorevizi odpovídá firma, která realizuje stánek. Nevyhovující elektroinstalace nebude ke škodě Vystavovatele připojena.
  4. POZOR! Pořadatel doporučuje, aby v případě, že bude ve stánku užívána lednice, je třeba objednat zvlášť lednicový okruh, který nebude v noci vypínán. V ceně lednicového okruhu není zahrnut příkon el. energie. Tento je nutno zahrnout (přičíst) do objednávky celkového příkonu el. energie.
  5. Odpad a voda: Připojení dřezu, tj. běžné baterie k uzavíracímu ventilu a běžného vývodu sifonu s 5/4“ hadicí je obsaženo v ceně „přívodu a odpadu vody“. V ceně přívodu vody a odpadu není zahrnuto zapůjčení dřezu. Při rozsáhlejší práci instalatéra nad rámec připojení dřezu v ceně bude účtováno 450 Kč/hod., (za každou započatou hodinu). Úhrada této služby je splatná v hotovosti v pokladně Veletržní správy.
  6. Pevné připojení kabelem je realizováno přípojkou k místní síti Ethernet 10/100/1000 MBit/s. Připojované zařízení musí být vybaveno síťovou kartou Ethernet 10/100/1000 MBit/s s  možností připojení konektoru RJ-45.
  7. Připojení k bezdrátové síti Wi-Fi je možné využít v případě, kdy Vystavovatel nepožaduje vysokou stabilitu připojení. Nedoporučuje se na připojení VPN. Kvalita je ovlivněna počtem aktuálně připojených klientů. V případě nepovoleného využití vysílacího Wi-Fi zařízení Vystavovatelem, může dojít k rušení a snížení kvality připojení. V takovém případě Pořadatel neručí za plnou funkčnost přípojky. Standardní rychlost připojení je 3 MBit/s. Připojované zařízení musí být vybaveno Wi-Fi síťovou kartou. Síť Wi-Fi je vysílána pouze v pásmu 5 GHz (norma 802.11a,n,ac). Po připojení do sítě (u obou typů přípojek) je nutno nastavit získání IP adresy z DHCP serveru.

 

V.      Platební podmínky

 

  1. Cena za poskytovanou službu, která je uvedená na objednávce je splatná na základě vystavené objednávky do uvedené doby splatnosti. Pokud není stanoveno jinak, je Vystavovatel povinen uhradit předmětnou částku nejpozději měsíc před konáním veletrhu, a tedy do 28. 4. 2020.
  2. Konečná faktura (zúčtovací faktura) bude Pořadatelem vystavena až po skončení veletrhu a doručena Vystavovateli dle jeho pokynů uvedených v objednávce.
  3. Faktura obsahuje cenu za poskytnutou službu dle objednávky Vystavovatele, popř. další částky, na které má Pořadatel dle smlouvy či těchto VOP nárok (storno poplatky, náhrada škody, apod.)
  4. Cena za pronájem výstavní plochy a registrační poplatek obsahuje:
    1. Cenu za sjednanou výměru pronajaté plochy po celou dobu konání veletrhu, včetně a času pro montáž a demontáž expozice;
    2. Přidělený počet vstupů pro organizační tým Vystavovatele dle velikosti pronajaté plochy (při velikosti do 20m2 pronajaté plochy je přiděleno pět vstupů, při velikosti od 20m2 pronajaté plochy, je přiděleno 10 vstupů);
    3. Zařazení do seznamu Vystavovatelů a umístění na orientační mapce veletrhu;
  5. Cena za výstavní plochu a registrační poplatek nezahrnuje:
    1. Přípojky (elektřina, voda, odpad, internet);
    2. Stavba stánku či jiné vybavení;
  6. Zruší-li Vystavovatel svoji účast na veletrhu před zahájením, je povinen uhradit Pořadateli následující storno poplatky:
    1. 20% z celkové ceny při zrušení 91 dní před zahájením veletrhu;
    2. 50% z celkové ceny při zrušení 31 až 90 dní před zahájením veletrhu;
    3. 100% z celkové ceny při zrušení do 30 dnů před zahájením veletrhu;
  7. Storno poplatky uvedené v předcházejícím bodě, je Pořadatel oprávněn Vystavovateli vyúčtovat i v případě, kdy Vystavovatel sníží velikost či změní typ objednané výstavní plochy. Povinnost úhrady storno poplatků má Vystavovatel, kterému byla potvrzena účast na veletrhu dle čl. I, bod 2, i v případě, že neuhradil zálohovou ani jinou fakturu. Zrušení účasti Vystavovatele na veletrhu musí mít vždy písemnou formu a musí být zaslána Pořadateli na adresu uvedenou v záhlaví těchto VOP. Registrační poplatky propadají v plné výši bez ohledu na termín zrušení objednávky.

VI.    Odpovědnost za škodu a bezpečnost

 

  1. Pořadatel v žádném případě neodpovídá za ztráty či škody na majetku Vystavovatele. Účast na veletrhu jde k tíži Vystavovatele a Pořadatel nenese zodpovědnost za škody či jakoukoli jinou újmu, způsobenou Vystavovateli třetí stranou.
  2. Pořadatel doporučuje Vystavovateli být po dobu veletrhu pojištěn.
  3. Pořadatel je povinen během veletrhu dodržovat veškerá protipožární, hygienické a bezpečnostní předpisy.
  4. Vystavovatel nesmí v pronajaté výstavní ploše skladovat či používat žádné hořlavé, toxické či škodlivé látky bez písemného souhlasu Pořadatele.
  5. Vystavovatel zodpovídá za technický stav všech použitých elektrospotřebičů.
  6. Vystavovatel prohlašuje, že se seznámil s riziky možného ohrožení života či zdraví a s opatřeními k ochraně, které jsou uloženy na stránkách .

VII.      Práva a povinnosti Vystavovatele

 

  1. V případě, že Vystavovatel nemá sjednanou s Pořadatelem jinou formu prezentací, prezentuje své výrobky a služby pouze v rámci pronajaté výstavní plochy.
  2. V průběhu veletrhu je povoleno provozování audiovizuálních, hudebních, tanečních a jiných produkcí pouze za předpokladu, že touto produkcí nebudou ostatní vystavovatelé rušeni. V případě použití jakékoli produkce je Vystavovatel povinen vlastnit souhlas správce autorských práv (OSA, Instagram, YouTube a jiné …).
  3. Veškerá produkce způsobující nadměrný hluk, prach, zplodiny či otřesy, ohrožující bezpečnost návštěvníků či ostatních vystavovatelů nebo rušící veletržní provoz, je pořadatel oprávněn zakázat a požadovat po Vystavovateli smluvní pokutu ve výši 5 000 Kč za každý případ takového porušení, včetně náhrady škody, která Pořadateli v souvislosti s tím vznikla.
  4. Vyúčtování smluvní pokuty není podmíněno žádným formálním úkonem ze strany Pořadatele. Smluvní pokuta dle výše uvedeného bodu, je splatná Vystavovatelem do třiceti dnů od obdržení vyúčtování smluvní pokuty, a to na bankovní účet Pořadatele uvedený ve smlouvě.
  5. Náhrada újmy se řídí ustanovením § 2894 a násl. OZ. Právo na náhradu škody vzniká vedle práva na smluvní pokutu.
  6. Vystavovatel nesmí likvidovat exponáty a ukončit svou činnost před oficinálním ukončením veletrhu.

VIII.    Zpracování osobních údajů

 

  1. TrioMedical s. r. o., postupuje při zpracování osobních údajů v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění („ZZoÚ“) a s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), v platném znění, („Nařízení“).
  2. TrioMedical s. r. o., zpracovává osobní údaje Vystavovatele, které mu v souvislosti s podpisem přihlášky nebo smlouvy poskytl z důvodu nezbytnosti pro plnění ze smlouvy, z důvodu nezbytnosti pro plnění právních povinností, jakož i z důvodu nezbytnosti pro ochranu oprávněných zájmů TrioMedical s. r. o.
  3. TrioMedical s. r. o., osobní údaje zpracovává a shromažďuje za účelem uzavření smlouvy, poskytování plnění podle smlouvy a k jejímu ukončení, dále za účelem případného vymáhání nároků vyplývajících ze smlouvy.
  4. Osobní údaje předávané Vystavovatelem jsou zpracovávány písemně prostřednictvím smlouvy, přihlášky, přičemž dále jsou zavedeny do počítačového systému TrioMedical s. r. o., který přijal taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Přístup k osobním údajům mají pouze odpovědné osoby.

 

IX.    Zpracování osobních údajů

 

  1. Smlouva může být ukončena dohodou smluvních stran, výpovědí či písemným odstoupením. V případě výpovědi, je smlouva ukončena k poslednímu kalendářnímu dni v měsíci, ve kterém byla výpověď prokazatelně doručena druhé smluvní straně v písemné formě. Výpovědí uzavřené smlouvy však nezaniká právo Pořadatele na zaplacení storno poplatků uvedených v čl. V. – Platební podmínky.

Část b) Technické provozní podmínky (dále „TPP“)

X.  Výstavba stánků

 

  1. Vystavovatel má právo objednat si výstavbu stánku prostřednictvím Pořadatele. Pořadatel nabízí typové řešení stánků i individuální výstavbu, a to dle nabídky uvedené na webových stránkách Pořadatele.
  2. V případě, že si Vystavovatel zajišťuje výstavbu stánků sám je povinen zaslat vzhled stánku Pořadateli nejpozději měsíc před zahájením veletrhu, tj. do 28.4.2020.

XI. Technické a provozní podmínky

 

  1. Obrys výstavního stánku Vystavovatele nesmí přesahovat obrys Vystavovatelem pronajaté výstavní plochy ani nad úrovní stropní konstrukce stánku. Případný přesah límce či poutače stánku do uličky je povolen po předchozím schválení Pořadatele, za předpokladu minimální výšky spodní hrany 3 m.
  2. Architektonické ztvárnění a provoz expozice či reklamní poutače nesmějí rušit nebo omezovat ostatní expozice. Firma, jejíž stěny expozice (boční i zadní) přesahují výšku 250 cm a sousedí se zadní nebo boční stranou okolních stánků, je povinna tuto stěnu nad výšku 250 cm pojmout stavebně a graficky neutrálně.
  3. Kromě manipulačních vozíků je zakázán vjezd do krytých výstavních prostor jakýmkoliv dopravním mechanismům a automobilům vystavovatelů. V případě poškození podlahy haly je Vystavovatel povinen uhradit vzniklou škodu v plné výši. Motorová vozidla jako exponáty, mohou být vystavovány za podmínky, že nádrž neobsahuje pohonné hmoty a je odpojena baterie.
  4. Žádný elektrický spotřebič nesmí být ponechán v provozu bez dozoru. Při odchodu musí být spotřebič odpojen od sítě.
  5. Ve všech krytých výstavních prostorách je kouření a manipulace s otevřeným ohněm přísně zakázáno, nedodržení tohoto zákazu bude postihováno smluvní pokutou ve výši 5 000 Kč, splatnou ihned v hotovosti.
  6. V průběhu montáže je v krytých výstavních prostorách zakázáno řezání a broušení stavebních prvků, které způsobuje nadměrné znečištění a prašnost (sádrokarton, obkladové materiály, dřevotříska, ev. jiné).
  7. Stánek se nesmí žádnou svou částí dotýkat konstrukce, stěn ani střechy výstavních hal. Nejvyšší bod stánku musí být vzdálen minimálně 70 cm od stropní konstrukce.
  8. Výška hal, zatížení podlah – umožňuje u omezeného počtu expozic realizaci dvoupodlažních stánků, stejně jako výškových dominant. Využitelná výška se pohybuje od 3,0 do 8,0 m – dle konkrétního umístění expozice. Výška návozových vrat do hal se pohybuje v rozmezí od 3,5 m do 5 m v závislosti na hale. Podlaha hal na délku je ve sklonu 1/140. Při zatížení vyšším než 1 500 kg/m2 je nutno tuto skutečnost projednat s Pořadatelem.
  9. Pro položení koberců do expozic v halách je nutné dodržet následující postup: na betonovou podlahu nejprve přilepit maskovací papírovou pásku a následně libovolnou oboustrannou kobercovou pásku. Maskovací pásku je možno zakoupit přímo v areálu. Do kanalizačních vpustí, umyvadel a výlevek je zakázáno vylévat zbytky barev a jiných toxických látek, které by znečišťovaly, nebo jinak ohrožovaly životní prostředí. Tyto nespotřebované látky je Vystavovatel (nebo jím pověřená firma) povinen na svoje náklady odvézt a zlikvidovat.
  • Skladování jakéhokoliv materiálu v technických uličkách (zejména za zadní stěnou stánku) je nepřípustné z požárních, bezpečnostních a provozních důvodů.
  • Vystavovatel je povinen do skončení termínu demontáže předat zcela prázdnou a čistou pronajatou výstavní plochu ve stavu, v jakém ji převzal, tj. odvézt i podlahové krytiny (koberce, PVC) a odstranit lepicí kobercové pásky na vlastní náklady.

XII.         Předání podkladů

 

  1. Vystavovatelé, kteří si stavbu stánku objednávají u Pořadatele, jsou povinni zaslat své objednávky do 28.4.2020.
  2. Vystavovatelé, kteří si stavbu stánku zajišťují vlastními prostředky, případně prostřednictvím reklamní či realizační firmy, zašlou Pořadateli do 28.4.2020 ke schválení závazný projekt stánku (v čelním pohledu a půdorysu) se zakreslením a zakótováním všech výškových dominant a poutačů, včetně orientace stánku v rámci objednané plochy se zakótováním umístění přívodu elektro, vody a odpadu. V případě, že Vystavovatel nezašle Pořadateli příslušné podklady v požadovaném termínu, vystavuje se nebezpečí případných komplikací při realizaci stánku a možných dalších finančních nákladů spojených s přemístěním přívodů elektro, vody, odpadu či jiných služeb.
  3. Vystavovatel plně odpovídá za činnost jím pověřené reklamní či realizační firmy ve výstavních prostorách.

XIII.         Závěrečná ustanovení

 

  1. Pořadatel si vyhrazuje právo na odmítnutí Vystavovatele v případě, že Vystavovatel svým zaměřením nezapadá do konceptu veletrhu.
  2. Tyto obchodní podmínky jsou nedílnou součástí objednávkového formuláře výstavní plochy a přípojek, uvedeného na webových stránkách Pořadatele.
  3. Smluvní strany nejsou oprávněny bez písemného předchozího souhlasu druhé smluvní strany, postoupit třetí straně smlouvu či jakékoli plnění z ní.
  4. Pořadatel si vyhrazuje kdykoli jednostranně změnit znění těchto VOP. Taková změna bude Vystavovateli bezodkladně oznámena prostřednictvím emailu.
  5. Tyto Všeobecné obchodní podmínky nabývají účinnosti dnem 1.10.2019.

 

V Praze dne 1.10.2019

TrioMedical, s.r.o.